Умение продуктивно использовать свое время и ресурсы в современном мире становится все более актуальным. Не важно, являетесь ли вы предпринимателем, фрилансером или наемным работником – эффективная работа помогает достигать поставленных целей и добиваться успеха. Мы попросили Александру Гурееву – бизнес-консультанта, маркетолога и создательницу Клуба женщин-предпринимательниц – рассказать, как все успевать и при этом не валиться с ног от усталости.
Александра Гуреева
Лень или потребность в отдыхе?
Часто нежелание работать мы принимаем за лень и любыми способами пытаемся заставить себя заняться делами. Но что, если на самом деле не хватает ресурсов, мы выгорели или действительно устали?
Чтобы понять, что с вами происходит, можно провести небольшой, но очень полезный эксперимент: отключить интернет.
Если работа невозможна без глобальной сети, закройте на время социальные сети и чаты, которые не связаны с вашей профессиональной деятельностью. Срочные задачи закрыты, и вы можете устроить себе выходной? Выключите модем и полностью изолируйтесь от инфошума.
В первый раз это может быть сложно, но проявите стойкость и выдержите паузу. Желательно на сутки, в крайнем случае хотя бы до вечера. Скорее всего, вам станет скучно, и вы, наконец-то, приступите к делам, которые давно откладывали. Лучше поработать, чем грустить без дела.
Если же ресурсы на нуле, появится шанс их восстановить: может возникнуть желание пойти прогуляться, дочитать отложенную книгу или просто полежать в ванне с пеной.
Не хочется ничего, даже вставать с дивана? Это повод обратить внимание на свое здоровье: сдать анализы и посетить специалиста.
Кроме «дня тишины» есть несколько простых приемов, которые помогут чувствовать себя бодрым и заряженным в течение всего дня.
► Способы повысить продуктивность
1. Планируйте свое рабочее время
Даже при постоянном графике работы 5/2 с 9:00 до 18:00 можно переработать, если вы систематически задерживаетесь, берете незавершенные дела домой или работаете в выходной день.
Чтобы избежать этого, используйте методы оптимизации рабочих процессов, например, приложения для планирования задач, которые будут отображать дела по мере их выполнения.
Также в этих программах можно обозначить длительность трудового дня и получать уведомление о его окончании. Такими помощниками могут стать Google Календарь, электронный ежедневник Singularity, приложения Microsoft To Do, Trello, MyLifeOrganized.
2. Организуйте пространство
Рабочее место должно быть удобным и хорошо освещенным.
Не стоит искать творческого подъема, перемещаясь из одной локации в другую. Решение любых задач может быть более эффективным в специально отведенном для работы месте – как только вы оказываетесь в точке, где уже думали над проектами, ваш мозг воспринимает это как сигнал: «Пора поработать!»
3. Делегируйте
В процессе работы мы часто сталкиваемся с не совсем приятными, но необходимыми задачами. Чувство ответственности не дает нам передать их выполнение коллегам или подчиненным, которые вполне компетентны в этих вопросах.
Кажется, что никто не сделает это лучше, качественнее или быстрее. Трудно ослабить контроль и отдать это кому-то другому. Но рано или поздно приходит время, когда самостоятельно все выполнить невозможно, особенно если вы поднимаетесь по карьерной лестнице и количество обязанностей прибавляется с каждым днем. Не ждите, когда придет понимание, что вы не справляетесь. Учитесь передавать по чуть-чуть, небольшие или не совсем любимые вами дела. Это освободит время и силы на выполнение того, что важнее и приносит больше удовлетворения.
4. Используйте ароматерапию или музыку
Применение приятных запахов и звуков позволит улучшить продуктивность. Для создания комфортной рабочей атмосферы можно использовать такие ароматы, как лаванда, мята и эвкалипт.
Лаванда помогает снять напряжение и улучшить настроение, мята стимулирует ум и улучшает концентрацию, а эвкалипт помогает бороться с усталостью. Добавьте несколько капель эфирного масла в диффузор или на запястье, чтобы сосредоточиться и работать более эффективно.
Музыка обладает схожим действием. Для поддержания рабочего настроя выбирайте мелодии с медленным темпом и низкой громкостью: классическая музыка, звуки природы, эмбиент.
5. Делайте перерывы
Ненадолго оторваться от работы, выйти из-за стола, сделать небольшую зарядку или подышать свежим воздухом – все это поможет переключиться и взглянуть на проблему под другим углом, если решение никак не приходит. Каждые два часа делайте перерыв на 10-15 минут. Регулярные паузы в работе станут приятным ритуалом, во время которого можно попросить помощи у коллег или устроить мозговой штурм. Так вы не только отвлечетесь, но и поможете другим сотрудникам.
6. Получайте удовольствие от процесса
Иногда довольно сложно наслаждаться работой. Для многих это вообще звучит странно. Но стоит только попробовать, и вы почувствуете прилив сил и энергии. Удовольствие всегда вдохновляет.
Найдите в вашем деле что-то, что приносит радость. Не отложенный результат, к которому мы все стремимся, а именно детали и сам процесс. Искренне полюбите его и попробуйте получить удовлетворение и радость прямо сейчас, в моменте.
7. От задачи к задаче
Определите, какие из дел более и менее важны, и определите в порядке важности время их выполнения. Как только приоритеты расставлены, приступайте к выполнению. Сфокусируйтесь на деле, постарайтесь не рассеивать свое внимание на разговоры с коллегами или общение в соцсетях. Вы даете сигнал мозгу: «У нас сейчас одна задача», и действуете.
Это поможет сконцентрироваться и более собранно, быстро и эффективно ее решить.
8. Дедлайны – обязательное условие
Небольшая проблема – достаточно тридцати минут. Глобальная миссия – от суток до трех. Решайте сами. Но сроки должны быть.
Даже если никто не стоит у вас за спиной и не требует предоставить результат как можно быстрее, определите для себя, сколько времени потребуется, и четко придерживайтесь того времени, которое вы запланировали на выполнение работы.
Это держит в тонусе и добавляет некую нотку соревнования с самим собой. После того как все получится, будет очень приятно ощутить, что ты и это смог.
9. Регулярность
Большие проекты легче выполнить, когда они разбиты на части. Шаг за шагом решайте проблемы. Главное – не останавливаться. После выполнения каждого этапа вы будете чувствовать удовлетворение, замечать результаты быстрее. Это поможет избежать прокрастинации и нежелания делать что-либо вообще, когда задача кажется слишком масштабной и неодолимой.
Каждое действие приближает вас к финишной черте. Лучше двигаться маленькими шагами планомерно и регулярно, чем пытаться делать сразу все и потом понять, что справиться так очень трудно, а порой просто невозможно.
10. Пишите рукой на бумаге
Техника «фрирайтинг» помогает ослабить напряжение мозга и определить для себя наиболее важные и значимые задачи. Выполнять ее лучше всего после того, как вы только проснулись, пока мысли о предстоящем дне не успели загрузить сознание.
Берете чистый лист бумаги и пишете на нем, что вам нужно сделать в ближайшее время. Именно на листе рукой, а не заметки в ноутбуке или телефоне. Это поможет включить межполушарные связи в мозге и увидеть на бумаге то, что действительно требует вашего внимания.