.png)
Со стороны кажется, что работа организатора мероприятий – это красиво ходить в черном, пить кофе на монтаже и время от времени поправлять гирлянды.
На практике же нужно быть одновременно психологом, логистом, дипломатом и уметь решить за три минуты любую проблему, о которой гости никогда не должны узнать.
Мы поговорили с Акмарал Каюповой, директором по работе с клиентами рекламно-коммуникационной группы компаний TAG media, о мифах индустрии, людях, хаосе, системности и узнали, почему, когда клиент с удовольствием поднимает бокал шампанского и обнимает тебя – это лучший комплимент. 
Со стороны ваша профессия выглядит очень красивой. Какая она на самом деле?
Вокруг нашей профессии очень много мифов. Самый популярный, что мы просто пьем шампанское, общаемся и развешиваем шарики. Хотя на самом деле хороший ивент – это всегда огромная системная работа.
При этом я всегда говорю команде: «Мы не занимаемся ядерной физикой, мы занимаемся понятными вещами. Простыми, иногда бытовыми. Но за любым красивым мероприятием стоит очень много порядка, коммуникации и решений, которые гости даже не замечают».
Каким должен быть хороший организатор?
Многие думают, что это обязательно суперэкстраверт и человек-праздник. А я считаю, что хороший организатор – это в первую очередь человек структуры, потому что творчество без системы в нашей профессии долго не живет.
Люди видят красивую картинку и думают, что все строится только на вдохновении. Но на деле фундамент – это таблицы, дедлайны и очень четкая коммуникация.
С другой стороны, нужно признать, что интересные мероприятия начинаются все-таки с креативной мысли. Поэтому креативность плюс порядок в процессах – это правильный симбиоз в любом событии.
Правда ли, что в ивентах все всегда идет не по плану?
Если честно, да. И это нормально.
Идеальный организатор – не тот, у кого ничего не ломается, а тот, рядом с кем никто не замечает, что что-то пошло не так.
Наша профессия учит не паниковать раньше времени, потому что многие проблемы решаются, если не устраивать драму в первые 30 секунд.
Меня иногда девочки спрашивают: «Акмарал, а вы не боитесь, не волнуетесь?» Конечно, я волнуюсь, но это нерационально. Если все будут паниковать, кто будет работать? Как в шутке: «Вы всегда в себе так уверены! Нет, я всегда уверенно притворяюсь».
Насколько для организатора важна насмотренность?
Очень. Но насмотренность – это не только Pinterest. Я много раз ловила себя на мысли, что в работе оказывается полезен любой мой житейский опыт. Очень помогают мероприятия, которые я посещаю в качестве гостя. Например, сходила я с сыном на день открытых дверей в один из университетов, а через месяц у нас появился проект по открытию нового университета: внезапно мой опыт с сыном пригодился в работе.
Мне кажется, организатор мероприятий постоянно находится в режиме наблюдения. Ты замечаешь людей, реакции, настроение, детали, случайные фразы и вспоминаешь их в нужный момент.
Какая суперсила нужна ивентщику?
Умение разговаривать с очень разными людьми. И гибкость. И твердость. Одновременно. На площадке ты за день можешь общаться с инженером,
поваром, артистом, грузчиком, CEO компании и человеком, который просто устал. И ко всем нужен разный подход. Схема «ты – заказчик, он – исполнитель» иногда не работает.
Я, как организатор, делаю проект с помощью команды из декораторов, инженеров, уборщиков, осветителей, музыкантов. Ко всем нужно найти подход, зарядить проектом и обменяться простыми человеческими фразами: «Как вы? Успели поспать? Держитесь!»
И знаете, что я поняла с годами? Очень важно – болеешь ли ты за проект.
Любишь ли ты его. Внимателен ли ты к нему. Клиенты могут простить ошибку, но равнодушие – никогда. В ивентах вообще невозможно долго работать «без сердца». Люди покупают не только наши услуги, они покупают спокойствие, поддержку, вовлеченность и ощущение, что рядом человек, для которого их проект действительно важен.
Напрашивается вопрос, насколько в вашей профессии важна команда?
Огромное количество мероприятий держится именно на доверии внутри команды. Причем для меня очень важно не просто доверие, но и честность. Не замалчивать проблему, не делать вид, что «сейчас само рассосется», не бояться сказать: «Хьюстон, у нас проблемы». Потому что в ивентах проблема, о которой вовремя сказали, – это просто рабочая ситуация. А проблема, которую скрывали до последнего, – уже катастрофа.
И к клиентам у меня такой же подход.
Конечно, всегда хочется, чтобы все было идеально. Но проекты – это живой процесс, поэтому я предпочитаю честно сообщать о сложностях, а не создавать иллюзию, что все под контролем, когда это уже не так.
Мне кажется, люди гораздо больше уважают не безошибочность, а адекватность и способность вместе решить ситуацию. И, честно говоря, ты сам себя потом больше уважаешь именно за это.
Были ли в вашей практике провалы?
Конечно. И некоторые до сих пор я вспоминаю с досадой. Сейчас бы с удовольствием вернулась назад и многое исправила. Но, к сожалению, жизнь так не работает. Наверное, единственное, за что я могу себя похвалить, – в моменте я не впадаю в панику. Это накопительный эффект от разных событий так повлиял на мою нервную систему. Расскажу для примера один из случаев.
Мы готовили пресс-конференцию на 100 человек с представителями почти всех СМИ в городе. За столом со спикерами и экспертами мы установили стену размером семь метров в длину и пять метров в высоту. Отель, в котором мы проводили мероприятие, запустил нас на монтаж за два часа до события (до нас там проводился другой ивент, и они задержались). Стену мы поставили, но укрепить как нужно не успели. А стена – огромная махина, не шутка! В общем, я посадила сзади нее мастера и попросила держать конструкцию. Захожу в середине мероприятия к нему, водички принесла, а он спит! Пришлось самой сидеть и держать стену. Я помню даже мужу сообщение отправила: «Собирай чемоданы, если эта стена упадет на гостей, уезжаем из страны». (Смеется.)
Стена простояла как надо, но я уже не была прежней. Таких историй много. И конечно, пройдя через каждую из них, ты становишься сильнее и уже готова ко всему. Поэтому я довольно быстро переключаюсь в режим: «Хорошо, что мы можем сделать прямо сейчас, чтобы минимизировать последствия?»
Мне кажется, профессионализм – это не отсутствие провалов, а способность достойно через них проходить.
У вас есть профессиональная мечта?
Наверное, здесь я должна ответить, что мечтаю организовать торжество для Ксении Собчак или концерт Билли Айлиш на 100 тысяч человек. Конечно, это был бы очень крутой опыт. Но если честно, у меня нет какой-то одной сформулированной «финальной точки» или проекта-мечты. Для меня важнее ощущение прогресса: чтобы проекты 2026 года были на порядок выше проектов прошлых лет, интереснее и сложнее, чтобы опыт был разным, чтобы расширялась география, портфолио становилось шире и сильнее, а клиенты возвращались.
И, возможно, в какой-то момент я просто пойму, что уже стою за кулисами мероприятия для Собчак и думаю: «О, как это вообще произошло?»
Я хотела бы однажды вот так по-хорошему удивиться пройденному пути.
Стоит ли сегодня идти в профессию ивент-менеджера и что вы бы посоветовали тем, кто делает первые шаги в индустрии?
Я не тот человек, который скажет: «Обязательно идите в ивенты – это работа мечты». Профессия непростая. Тут высокий темп, стресс, огромное количество коммуникаций и постоянная многозадачность. И эта профессия не относится, по мнению многих, к престижной. Мой папа, например, все еще думает, что это временная история и скоро я обязательно пойду работать в Национальный банк (смеется). Я же магистр в сфере финансов! Просто моя любовь к структуре, системности, цифрам и точным вещам встретилась с живым характером и шилом в одном месте. Это оказалось для нашей профессии идеальным сочетанием.
Так что, если вам правда нравится создавать процессы, общаться с людьми, быстро думать, собирать хаос в систему – это может очень сильно затянуть.
Но важно не ждать идеального момента и не бояться начинать с маленьких задач. В нашей профессии очень многое приходит с практикой. Не нужно пытаться казаться «очень важным организатором». Умение спокойно таскать коробки в семь утра иногда говорит о профессионализме больше, чем красивые слова.
Меня совершенно не задевает, если нужно разложить блокноты по пакетам, поправить скатерть, что-то быстро донести, проверить стулья... Я однажды стирала галстук клиента в своем гостиничном номере, потому что времени на химчистку не было. А ассистент, наверное, упал бы в обморок от такого задания. Пришлось подавать пример.
Хороший организатор не делит задачи на «статусные» и «нестатусные». Он просто следит за мероприятием целиком. И гордыню в профессии люди часто придумывают себе сами. У нас однажды было мероприятие на улице. Жарко. Стоит министр, общается с гостями, и я в какой-то момент просто подумала: «Кажется, человеку сейчас нужна вода». Спокойно пошла, налила стакан воды, незаметно подала министру и дальше пошла заниматься своими делами. Потому что мероприятие – это всегда про заботу.
Как понять, что мероприятие удалось?
Вы знаете, когда мероприятие удалось, даже если в нем были ошибки, вам об этом скажет клиент. Да, просто подойдет в конце и скажет: «Спасибо вам, мы довольны». Бывает с «несмотря на», но, если это спасибо было, значит, все случилось так, как нужно.
Мы клиентские заключительные сообщения пересылаем друг другу в команде, как хрустальную награду. Может показаться, что мы работаем для этого самого спасибо от клиента. Наверное, так и есть. Но для меня нет ничего лучше, чем делать это с проверенными людьми и выполнять свою работу каждый раз лучше, чем вчера.