Отправив в рот очередной кусок мяса, я поняла, что совсем не чувствую его вкуса. И не потому, что мясо было жестким, а потому, что мысли мои были сосредоточены на субботних планах. "Так что мне делать? Планировать поход в зоопарк или нет?" - спрашивала я себя. Шумно выдохнув, я полезла за своим телефоном. Нет, все верно, черным по белому в конце письма стояло: "Пожалуйста, подтвердите получение данного письма". Неужели не прочитали? Эти дамы каждые 2 минуты заглядывают в свой ящик, бизнес
в начальной стадии не терпит долгих отсрочек. А ведь письмо я отправила 3 дня назад!
Напугав парня за соседним столиком еще более шумным и протяжным вздохом, означавшим конец моего терпения, я решила позвонить и узнать судьбу своего письма, от которого зависели мои планы на выходные. На том конце провода послышалось веселое и наигранное "Привеееееет!", которое я расценила как "Боже, про тебя-то мы и забыли, но ты же не сердишься?". "Да, мы получили твое предложение. Мы еще думаем над ним и…" и далее пошла совершенно сумасшедшая тирада, из которой я поняла лишь, что им нужно договориться сначала с фотографом, который должен договориться с женой, которая должна договориться с подругой, которая должна договориться с соседкой, которая должна договориться со своей совестью и оставить кошку у себя. При чем тут кошка? Вот и мне непонятно. Точно так же, как было непонятно, при чем тут я?
Мне были совершенно не интересны эти кото-соседские связи. Мне было интересно, почему нельзя было написать "мы обдумываем ваше предложение и вернемся к вам на следующей неделе" (через месяц, через полгода, в следующей жизни, когда Гермиона бросит Рона и уйдет-таки к Гарри Поттеру – что угодно, лишь бы у меня были хоть какие-то представления о временных рамках).
И тут я понимаю, что умение правильно вести дела – важное свойство как для руководителей больших организаций, так и для двух подружек с похвальным намерением сделать состояние на продаже хэндмейд-открыток. Какой бы ни была ваша цель, предлагая свой товар или услугу, вам лучше помнить о некоторых моментах, которые помогут вам вести дела правильно.
1
Подтверждайте получение письма. Будь это электронное письмо или бумажная открытка, не забудьте проинформировать об этом отправителя. Несмотря на то, что мы живем в век высоких технологий, письма все еще имеют обыкновение теряться, на почте или же на сервере. Даже если письмо требует развернутого ответа, дайте знать, что вы получили его и ответите следующей корреспонденцией. Желательно указать реальные сроки сразу. Это не только хороший тон, но и элементарное уважение ко времени чужого человека.
2
Имейте четкую структуру. В больших компаниях, как правило, есть очень ясная и четкая иерархия. Ты точно знаешь, кто стоит за этим Баке, а кто выше того, кто стоит за Баке. И вообще, ясно видишь, кто замыкает эту цепочку. Работая с разными людьми вне своей компании, я часто натыкалась на ситуации, когда было совершенно неясно, куда обращаться и кому жаловаться. И почему тот, кто ниже в иерархической ступени, может быть главнее того, кто стоит выше. В итоге с вами просто могут не захотеть иметь дела. Потому что непонятно, кто стоит перед заказчиком на этот раз.
3
Job description - наше все! Это, конечно, хорошо, когда дела внутри вашей компании решаются через "ну пожааааалуйста". Еще лучше, когда вам от этого комфортно. Ну и совсем здорово, если при этом ваш мини-бизнес идет в гору. Но вашим потенциальным и существующим клиентам и партнерам не всегда будет понятно, почему сегодня заказ на ленточки для открыток они выслали Маше, которая передала его Даше, по причине того, что Паша попросил Машу отвезти сегодня заказ Даши, которая не могла отказать, ибо "ну пожааааалуйста!". Зато Паше не придется отвечать перед заказчиками, если заказ не доедет, ибо везла заказ Даши Маша. Запутались? Вот вам и пример того, как из-за отсутствия описания работы каждого члена команды можно потерять концы в воде. А заодно и всех клиентов.
4
Соблюдайте сроки. Во-первых, изначально ставьте реальные сроки. Во-вторых, если есть возможность, оставьте себе еще время про запас. Уложитесь раньше – хорошо. Будете не успевать – будет время поднажать. И, в-третьих, ваше "завтра" должно быть завтра, а под "вчера" вы должны иметь в виду день, который прошел 24 часа тому назад.
5
Предупреждайте заранее. Обо всем. Уезжаете в отпуск – предупредите всех людей, которым вы можете понадобиться во время вашего отсутствия. Не укладываетесь в сроки – предупредите об этом, предварительно извинившись и указав другой срок. Решили поменять дизайн и сделать его отличным от утвержденного варианта – предупредите и получите одобрение. Не ждите, пока проблема найдет вас. Это не только разумно, но еще и поможет вам снискать славу ответственного человека.
6
Будьте аккуратны. Храните все важные бумаги и чеки. Имейте отдельные папки для различных проектов, счетов, договоров. Не поленитесь подписать их. Сохраняйте переписку. Имейте привычку подкреплять ваши письма необходимыми приложениями и ссылками. Работать с точным и аккуратным человеком одно удовольствие.
7
Не ищите виноватых. Нет, вы, конечно, можете поднять всю переписку, привести все аргументы и доказать, что Кеннеди убил Ли Харви Освальд, но поможет ли это решить возникшую проблему с заказчиками или партнерами? Едва ли. Лучше подумайте и предложите решение. Найдите выход, который устроит обе стороны. А ссоры и выискивание виноватых оставьте непрофессионалам.
8
Обеспечивайте обратную связь. Перезванивайте, отвечайте на письма, благодарите за сделку или услугу. От одного пропущенного звонка и не отвеченного письма мир, конечно, не рухнет, но если это происходит периодически, то сотрудничество с вами могут поставить под вопрос.
Вот, наверно, и все. Эти правила как будто напоминают нам девочку-отличницу, которая всегда все делает правильно и всех раздражает. И у вас были такие в классе, я знаю. Но со временем к ним начинаешь привыкать, и только тогда понимаешь, как они облегчают жизнь. А правильное ведение дел и сотрудничество - тем более.